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Comment réussir l’organisation d’un événement tech en ligne

Découvrez les conseils de Jérémie Clévy, directeur général de Tech.Rocks, dont l’événement annuel dédié aux tech leaders se déroulera les 10 et 11 décembre en ligne.  

Le tournage de l’événement Tech.Rocks Summit 2020. © Tech.Rocks

Le Tech.Rocks Summit 2020 est l’événement « 0% bullshit, 100% inspirant, 100% virtuel » de cette fin d’année 2020. Organisé les 10 et 11 décembre en ligne, il est dédié aux tech leaders et traitera des thématiques telles que le leadership, le rôle du tech leader, la scalabilité ou encore les tendances de la tech. À quelques jours de son lancement, nous avons interrogé Jérémie Clévy, directeur général de Tech.Rocks, qui nous livre ses conseils pour réussir un événement tech en ligne.

Quels sont les dispositifs mis en place pour le Tech.Rocks Summit 2020 ?

Contraints d’être 100 % online par la Covid-19, nous avons voulu éviter la « Zoom fatigue » qui nous étreint tous. La majorité de nos talks ont été pré-enregistrés dans le studio d’Arte, avec une équipe d’anciens collaborateurs de TF1 à la baguette. Notre objectif est de proposer une qualité visuelle de top niveau. Exit également les problèmes de connexion, d’enchaînement entre deux talks, etc. Tout sera fluide.

Presque tous les speakers seront présents au moment de leur conférence pour répondre aux questions des 400 tech leaders qui seront présents avec nous. Ils répondront par chat durant leur conférence, ce qui est assez original et, pendant quelques minutes en visio, à la fin de leur talk.

Le plateau de tournage de l’événement Tech.Rocks Summit 2020. . © Tech.Rocks

Comment est organisé l’événement en ligne cette année ?

Nos conférences sont séparées en deux thèmes principaux (inspiration et technique). Les conférences s’enchaîneront toutes les 30 minutes dans chacune des deux « salles »  (ou plutôt des chaînes !). Vous pouvez donc regarder deux talks inspirants à la suite, puis une conférence technique sans crainte d’être décalé au niveau du programme. Et enfin, chacune de nos conférences sera rediffusée une seconde fois, en même temps que son « homologue » de l’autre chaîne. Si vous avez regardé la conférence Inspiration n°1, vous pourrez voir la conférence Technique n°1 plus tard. La seule différence : le speaker ne vient qu’à la première diffusion. Certaines keynotes exceptionnelles dureront une heure, dont 20 à 30 minutes de questions/réponses.

Le tournage d’un talk de l’événement, qui sera diffusé en ligne les 10 et 11 décembre. © Tech.Rocks

Qu’est-ce que votre audience attend d’une conférence en ligne telle que le Tech.Rocks Summit 2020 selon vous ?

Comme pour toute conférence en ligne : du rythme et de la qualité technique, d’où notre choix d’enregistrer en partie à l’avance. Ils viennent aussi pour la qualité de nos speakers. Nous avons mis en place une vraie équipe de CTO, qui est allée à la pêche aux speakers toute l’année. Le résultat est là : deux jours de Summit au lieu d’un seul auparavant et avec des pointures françaises et mondiales. Je pense qu’ils attendent aussi de pouvoir networker. Nous avons mis en place un dispositif qui leur permettra de le faire de manière quasiment aussi conviviale qu’en présentiel. Et nous leur livrerons une surprise à domicile, pour prolonger l’expérience.

Des illustrations des temps forts du Summit seront proposées tout au long de l’événement en ligne. © Tommy Dessine / Tech.Rocks

Vous organisez votre 30e événement online. Quelles difficultés ou quels échecs avez-vous rencontrés lors des événements précédents que vous avez pu organiser ?

L’une des difficultés est l’engagement du public, c’est-à-dire de faire en sorte que les gens posent des questions, qu’ils fassent « l’effort » de networker. Nous n’avons pas toujours réussi à faire monter la mayonnaise cette année, mais je crois que nous commençons à bien maîtriser les mécanismes.

Nos principales difficultés ont concerné le choix de la plateforme et les speakers. Pour notre second meetup en ligne, nous avons testé Zoom, ce qui était une très mauvaise idée. C’est un excellent outil pour des réunions, mais, à notre sens, pas pour des meetups. Nous utilisons désormais remo.co et Inwink, et nous en sommes très contents.

Concernant les speakers, il faut non seulement bien les choisir, mais pas plus qu’en présentiel. Je recommande de prendre beaucoup de temps pour les briefer. Et surtout, il faut trouver un super animateur ou animatrice. C’est la personne-clé qui permettra de générer de l’implication chez les spectateurs.

Tous les outils de visioconférence

Les moyens techniques mis en place pour tourner les talks qui seront diffusés en ligne. © Tech.Rocks

Qu’avez-vous appris de ces difficultés rencontrées et comment vous en êtes-vous servi pour l’organisation du Tech.Rocks Summit 2020 ?

Sur l’engagement du public : nos conférences seront relativement courtes (plus ou moins 20 minutes) et elles comporteront systématiquement une phase de questions/réponses. Sur la plateforme, nous avons fait le choix d’Inwink, qui est l’un des spécialistes de cette jeune industrie. Nous les utilisions déjà l’an passé pour la partie CRM et ils ont su faire évoluer leur roadmap pour devenir un outil 360° pour les conférences.

Quant à l’animation, nous avons fait appel à une pro de la télévision, Elsa Grangier, qui a la particularité d’avoir travaillé presque 15 ans dans la marketing digital (AOL, Ubisoft, Veepee), d’avoir été entrepreneuse (avisdemaman.com revendu à TF1). Sans être tech elle-même, elle connaît donc très bien le secteur. C’est un grand atout pour animer ces deux jours.

Séance briefing avec l’animatrice de l’événement, Elsa Grangier. © Tech.Rocks

Quels sont vos conseils pour organiser un événement tech réussi pour 2021 ?

Je dirais « comme au cinéma : il faut avant tout une bonne histoire ». Traduction en termes de « conférence tech » : il faut des speakers de haut niveau, qui apportent quelque chose de concret à vos spectateurs, quel que soit le thème.

Quel est le programme du Tech.Rocks Summit 2020 ?

Nous avons un programme très ambitieux, avec notamment les CTO de deux des plateformes les plus utilisées dans le monde de la Tech : Slack et Github. Nous aurons également les CTO de fleurons français comme Veepee, leboncoin, Qwant, Batch ou encore le cofondateur de Criteo. Des leaders non-tech seront également là, avec la leader de la Patrouille de France 2010, un ancien commandant de sous-marin nucléaire de l’US Navy ou encore l’entraîneur du club de rugby de Bordeaux-Bègles.

Réservez votre billet pour le Tech.Rocks Summit 2020

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